Introduction et Cadre Réglementaire Général
La présente charte témoigne de l’engagement indéfectible de l'ASS CULTURE ET LOISIRS VALLIER envers le respect de la vie privée et la conformité absolue au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD n° 2016/679) et à la Loi Informatique et Libertés révisée. En tant qu'organisme d'utilité publique opérant dans les domaines sensibles de la réussite éducative, de l'accompagnement physique et de la santé des mineurs, nous mettons en œuvre des mesures de sécurité physiques et logiques de niveau supérieur pour garantir que vos informations personnelles ne fassent l'objet d'aucune altération, perte ou divulgation non autorisée.
Cette charte d’éthique s'applique à l'ensemble des données collectées via notre portail institutionnel de documentation, nos formulaires d’admission numérique, nos enquêtes de satisfaction de terrain et nos dossiers d'admission physique. Elle vise à vous informer en toute transparence opérationnelle sur la nature des informations collectées, l'usage qui en est fait, leur durée d'archivage légale et la procédure pour faire valoir vos droits souverains.
Section I : Responsable de Traitement et Identité Institutionnelle
L'organe décisionnel en matière de protection des données
Le traitement des données à caractère personnel collectées sur ce portail documentaire est placé sous l'autorité exclusive de l'ASS CULTURE ET LOISIRS VALLIER. En conformité avec les dispositions de l'Article 24 du RGPD, l'association désigne son Bureau d'Administration comme responsable conjoint du traitement, représenté par son Président, Monsieur Jean-Pierre Bernard, et sa Secrétaire Générale, Madame Sophie Roux.
Coordonnées de l'interlocuteur RGPD
Pour toute question relative à la gestion de vos données de terrain, à la sécurité de vos transferts ou pour exercer vos droits d'accès, vous pouvez entrer en relation directe avec notre correspondant RGPD interne par les canaux institutionnels suivants :
- Par courrier postal : Correspondant RGPD, ASS CULTURE ET LOISIRS VALLIER, 93 BOULEVARD BOISSON, 13004 MARSEILLE.
- Par courrier électronique : jonakikhatunx11@gmail.com
- Par voie téléphonique : +33 05 81 20 23 7
Section II : Nature des Données Collectées et Finalités du Traitement
Catégories de données faisant l'objet d'un recueil formel
L'ASS CULTURE ET LOISIRS VALLIER limite la collecte des données au strict nécessaire pour accomplir ses objectifs statutaires et ses missions d'intérêt général (principe de minimisation des données, Article 5.1.c du RGPD). Les catégories de données traitées comprennent exclusivement :
- Données d'identité du demandeur : Nom de famille, prénom, civilité, lien de parenté avec le bénéficiaire mineur.
- Coordonnées de communication permanente : Adresse de courrier électronique active, numéro de téléphone portable et/ou fixe, adresse postale de résidence principale pour vérification d'utilité locale.
- Données relatives au bénéficiaire ciblé (mineur) : Prénom, âge ou date de naissance, établissement d'enseignement d'origine, difficultés scolaires observées ou aptitudes physiques générales.
- Données de santé spécifiques (uniquement sur formulaire d'admission physique) : Certificats médicaux d'aptitude à l'effort physique, fiches de liaison sanitaire d'urgence détaillant les allergies éventuelles ou contre-indications médicales.
Bases légales et finalités opérationnelles des traitements
L'association s'interdit de traiter vos informations personnelles sans s'appuyer sur l'une des bases légales définies par l'Article 6 du RGPD. Nos traitements poursuivent les finalités opérationnelles suivantes :
1. Évaluation de l'éligibilité et traitement des admissions :
Base légale : Exécution d'une mission d'intérêt public (Article 6.1.e) ou exécution de mesures précontractuelles liées à l'admission du bénéficiaire au sein des programmes d'animation.
Description : Ce traitement permet à notre commission d'admission d'évaluer le dossier d'utilité sociale, de vérifier la conformité territoriale de la demande et d'affecter le jeune bénéficiaire au groupe d'accompagnement adapté.
2. Sécurisation physique des bénéficiaires et sport-santé :
Base légale : Sauvegarde des intérêts vitaux du bénéficiaire (Article 6.1.d) et traitement des catégories particulières de données basées sur le consentement explicite de la famille (Article 9.2.a).
Description : Ce traitement garantit que nos éducateurs diplômés d'État disposent des informations sanitaires indispensables pour réguler l'effort physique des jeunes et réagir de manière adéquate en cas d'urgence médicale lors de nos activités de terrain.
3. Transparence opérationnelle et rapports d'audits étatiques :
Base légale : Respect d'une obligation légale de transparence administrative (Article 6.1.c).
Description : Permet de produire des rapports statistiques anonymisés démontrant aux administrations de tutelle et aux commissaires aux comptes la réalité et l'impact observé de nos actions sur le territoire de Marseille, sans divulguer d'éléments identifiants.
Section III : Destinataires des Données et Durées de Conservation
Accès restreint et non-commercialisation absolue
Les données collectées par l'ASS CULTURE ET LOISIRS VALLIER sont destinées à l'usage interne exclusif de nos pôles d'encadrement, d'animation et d'administration. Elles ne sont partagées avec aucun tiers commercial et ne feront jamais l'objet d'une vente, d'un échange ou d'une exploitation publicitaire. Les seuls destinataires habilités à traiter vos informations, dans la limite de leurs attributions respectives, sont :
- Les membres du Conseil d'Administration et du secrétariat général pour les tâches administratives.
- Les éducateurs spécialisés et coordonateurs de projets pour les besoins de l'accompagnement éducatif et de la sécurité des activités physiques.
- Les services préfectoraux et rectoraux de tutelle uniquement dans le cadre d'audits réglementaires obligatoires.
Durées d'archivage et principe de limitation
L'association conserve vos données de manière sécurisée uniquement pendant la durée strictement nécessaire à l'accomplissement des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, conformément aux préconisations de la CNIL :
- Demandes d'admission non validées : Les dossiers et formulaires de contact de premier accueil sont détruits de manière sécurisée sous un délai maximal de 12 mois à compter du dernier contact établi par la famille.
- Dossiers des bénéficiaires actifs : L'ensemble du dossier administratif et des fiches sanitaires est conservé durant toute la période d'assiduité du jeune au sein de l'association.
- Archivage légal post-accompagnement : À l'issue du départ du bénéficiaire, les fiches comptables, autorisations administratives et rapports d'incidents éventuels sont placés en archive intermédiaire sécurisée pour une durée de 5 ans, correspondant au délai de prescription légale de droit commun, avant leur destruction définitive.
Section IV : Droits des Personnes et Procédure de Réclamation
Énumération de vos droits constitutionnels et européens
Conformément aux cadres juridiques nationaux et européens, vous disposez de droits souverains étendus sur le traitement de vos données à caractère personnel. Ces droits peuvent être exercés à tout moment :
- Droit d'accès (Article 15) : Vous pouvez solliciter une copie complète de l'ensemble des données personnelles vous concernant ou concernant votre enfant mineur faisant l'objet d'un archivage au sein de nos services.
- Droit de rectification (Article 16) : Vous avez le droit d'exiger la correction immédiate des données inexactes, incomplètes ou obsolètes.
- Droit à l'effacement / Droit à l'oubli (Article 17) : Vous pouvez demander la suppression définitive de vos informations, à condition que cette suppression ne fasse pas obstacle au respect d'une obligation légale de conservation par l'association.
- Droit à la limitation du traitement (Article 18) : Permet de suspendre temporairement le traitement de vos données durant la période de vérification de l'exactitude d'un dossier par nos services.
- Droit d'opposition (Article 21) : Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière.
Modalités pratiques d'exercice des droits
Pour faire valoir vos droits, la demande doit être adressée par écrit à notre correspondant RGPD interne par courrier postal ou par messagerie électronique, accompagnée d'un justificatif d'identité valide permettant de prévenir toute usurpation ou détournement de données. Aucun frais administratif ne vous sera facturé pour l'instruction de cette demande réglementaire. Nos services s'engagent à vous apporter une réponse formelle sous un délai maximum d'un mois à compter de la réception de la demande.
Si vous estimez, après avoir contacté nos services, que vos droits ne sont pas respectés ou que le traitement de vos données de terrain constitue une violation de la législation européenne, vous disposez du droit d'introduire une réclamation formelle auprès de l'autorité de contrôle nationale : La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), sise 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, France.